Shipping Instruction adalah dokumen krusial dalam proses pengiriman barang lintas negara. Dokumen ini tidak hanya mengatur prosedur pengiriman barang sesuai kesepakatan antara penjual dan pembeli, tetapi juga memastikan kepatuhan terhadap persyaratan hukum dan administrasi yang berlaku.
Artikel ini bertujuan untuk memberikan pemahaman yang mendalam kepada para pelaku bisnis di bidang jasa angkut barang, terutama dalam konteks ekspor dan impor.
Kami akan menjelaskan pengertian, fungsi, isi, dan pihak yang bertanggung jawab atas pembuatan Shipping Instruction, sehingga Anda dapat lebih siap dan terampil dalam mengelola proses pengiriman internasional.
Shipping Instructions Adalah
Dilansir Maersk, Shipping Instructions (SI), seperti yang dijelaskan oleh Buyco, adalah dokumen yang secara rinci mengatur proses pengiriman dan logistik.
Dokumen ini disusun oleh eksportir dan diserahkan kepada operator atau forwarder kargo, yang bertanggung jawab atas pengaturan transportasi dan logistik sesuai dengan instruksi yang tercantum.
Menurut globalnegotiator.com, SI tidak hanya berfungsi sebagai catatan akuntansi transaksi, tetapi juga sebagai panduan tentang pengiriman barang, termasuk instruksi penting untuk menangani proses pengiriman.
Sementara itu, twill.net menjelaskan bahwa Shipping Instructions digunakan sebagai informasi dasar yang akan dimasukkan ke dalam Bill of Lading.
Informasi ini mencakup detail seperti nomor kontainer, nomor segel, jenis paket, kode HS komoditas, dan lainnya, seperti yang dijelaskan oleh sumber yang sama.
Manfaat Instruksi Pengiriman dalam Logistik
Instruksi pengiriman dalam logistik memiliki peran yang sangat penting yang tidak boleh diabaikan. Berikut beberapa manfaat utamanya:
Meningkatkan Efisiensi
Dengan panduan yang jelas, proses pengiriman menjadi lebih efisien. Setiap langkah dapat direncanakan dengan baik, mengurangi kemungkinan kesalahan atau kebingungan yang bisa terjadi.
Untuk mendukung proses layanan eksport import kirim barang dari Singapura ke Indonesia. Sampai.co bisa menjadi salah satu soulusi untuk Anda untuk memaksimalkan hal tersebut.
Mengelola Risiko dengan Lebih Baik
Instruksi pengiriman membantu mengelola risiko selama pengiriman barang. Dengan menetapkan instruksi khusus dan persyaratan penanganan, semua pihak terlibat dapat menghindari masalah yang mungkin timbul selama perjalanan barang.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Ketepatan waktu dan kondisi barang yang baik meningkatkan kepuasan pelanggan. Ini tidak hanya menciptakan reputasi positif untuk perusahaan, tetapi juga memperkuat hubungan bisnis secara keseluruhan.
Pemantauan dan Pelacakan yang Lebih Efektif
Instruksi pengiriman mempermudah pemantauan barang selama perjalanan. Dengan ini, pihak terlibat dapat melacak posisi dan kondisi barang secara real-time, memberikan kontrol yang lebih besar atas seluruh proses logistik.
Fungsi Penting dari Shipping Instructions
Shipping Instructions memiliki peranan vital dalam dunia pengiriman. Berikut adalah 10 fungsi utama yang perlu dipahami:
- Memberikan informasi detil tentang kargo kepada operator atau forwarder kargo.
- Menyebutkan pihak-pihak yang terlibat dalam pengiriman kepada operator atau forwarder kargo.
- Menetapkan persyaratan transportasi yang diperlukan kepada operator atau forwarder kargo.
- Membuat Bill of Lading, dokumen kunci dalam pengiriman barang.
- Melacak setiap kontainer dengan detail nomor dan informasi lainnya.
- Menjelaskan jenis kargo, beratnya, persyaratan bea cukai, dan detail penerima kepada operator atau forwarder kargo.
- Mencegah kebingungan dengan memberikan informasi yang jelas tentang pengiriman.
- Memastikan kelengkapan dokumen pengiriman yang diperlukan.
- Menjaga kelancaran rantai pasokan dengan memberikan informasi yang akurat.
- Meminimalkan risiko kebingungan selama proses pengiriman.
Dengan memahami fungsi-fungsi ini, pebisnis dapat mengoptimalkan proses ekspor dan impor mereka dengan lebih efisien dan efektif.
Apa Saja Isi dari Shipping Instruction?
Shipping Instruction adalah dokumen yang berisi petunjuk dan informasi terkait pengiriman barang. Dokumen ini penting karena mencakup beberapa informasi krusial:
- Identitas Pengirim dan Penerima Barang: Termasuk nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon, email, dan kontak person yang bertanggung jawab di setiap sisi transaksi.
- Detail Barang: Meliputi jenis barang secara spesifik, jumlah, berat kotor, berat bersih, dimensi, jumlah kemasan, dan kode HS untuk keperluan ekspor-impor.
- Syarat Penanganan Khusus: Jika barang memerlukan perlakuan khusus seperti kontrol suhu atau kelembaban, hal ini harus dijelaskan dengan detail dan toleransi yang diperbolehkan.
- Dokumen Pendukung: Seperti packing list, invoice, sertifikat asal barang, dan dokumen lain yang diperlukan untuk verifikasi logistik dan bea cukai.
- Informasi Transportasi: Termasuk jenis transportasi (laut, udara, darat), rute pengiriman, waktu transit di setiap titik, dan perkiraan tanggal kedatangan barang.
- Biaya dan Asuransi: Detail biaya pengiriman dan premi asuransi transportasi barang.
- Kontak Darurat: Informasi kontak yang dapat dihubungi dalam keadaan darurat atau insiden.
Dengan Shipping Instruction yang lengkap dan jelas, proses pengiriman barang dapat berjalan lancar dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Kirim barang dari Hongkong ke Indonesia dengan cepat menggunakan Sampai.co. Bisa kirim barang hingga ke akhir tujuan.
Contoh Shipping Instruction
Berikut adalah contoh petunjuk pengiriman yang bisa membantu Anda dalam mengelola proses ekspor dan impor:
Shipping Instruction
- Pengirim: PT. XYZ Indonesia
- Alamat Pengirim: Jl. Merdeka No. 123, Jakarta, Indonesia
- Penerima: ABC Corporation
- Alamat Penerima: 456 Liberty Street, New York, NY, USA
- Nomor Order: 789123
- Tanggal Pengiriman: 5 Desember 2023
Deskripsi Barang:
- 100 kotak pakaian (10 kg masing-masing)
- 50 kotak elektronik (15 kg masing-masing)
- Total Berat: 2500 kg
Instruksi Pengemasan:
- Semua barang harus dipaketkan dalam kotak karton yang ditandai dengan “Fragile”.
- Setiap kotak harus diberi label yang jelas mengenai isi dan beratnya.
Instruksi Penanganan Khusus:
- Barang elektronik harus disimpan di tempat yang kering dan terlindung dari panas.
- Jangan menumpuk kotak lebih dari 5 tingkat.
Mode Transportasi: Udara
- Asuransi: Seluruh barang diasuransikan untuk melindungi dari kerusakan atau kehilangan selama proses transit.
Dokumen Terkait:
- Faktur Komersial (Commercial Invoice)
- Daftar Pengemasan (Packing List)
- Sertifikat Asal (Certificate of Origin)
Instruksi Tambahan:
- Mohon konfirmasi penerimaan barang dalam waktu 24 jam setelah barang dikirim.
- Jika terjadi keterlambatan, harap segera menginformasikan kepada pengirim.
Dengan mengikuti petunjuk ini, Anda dapat memastikan bahwa proses pengiriman barang berlangsung lancar dan aman.
Apabila Anda membutuhkan proteksi yang berlebih untuk kirim barang dari China ke Indonesia. Anda bisa gunakan jasa layanan export import dari Sampai.co.
Siapa yang Membuat Shipping Instruction
Shipping Instruction dibuat oleh eksportir atau pengirim barang setelah mencapai kesepakatan dengan importir atau penerima barang mengenai syarat-syarat pengiriman. Ini merupakan langkah krusial dalam memastikan proses pengiriman berjalan lancar.
Eksportir atau pengirim barang harus mempersiapkan Shipping Instruction dengan cermat dan komprehensif untuk menghindari kesalahan atau kekurangan informasi yang bisa menghambat proses pengiriman.
Dokumen ini kemudian dikirimkan kepada perusahaan pengangkutan atau agen perwakilan kapal sebelum batas waktu yang ditentukan, untuk memesan ruang kapal atau kontainer yang sesuai dengan kebutuhan.
Penting untuk diingat bahwa Shipping Instruction adalah bagian integral dari proses pengiriman barang internasional. Dengan menyusun dan mengirimkan instruksi yang jelas dan lengkap, eksportir memastikan bahwa barang dikirim dengan akurat dan tepat waktu oleh pihak pengangkut atau jasa angkut barang.
Kirim barang online dan marketplace dari China ke Indonesia dengan menggunakan Sampai.co. Kami menyediakan jasa layanan jasa antar kirim barang end-to-end yang sudah dipercaya selama 50 tahun.
Sampai.co: Solusi Modern untuk Manajemen Pengiriman yang Efisien
Dalam upaya untuk meningkatkan efisiensi dalam logistik, penggunaan teknologi mutakhir seperti Sampai.co sangat relevan. Sampai.co merupakan solusi inovatif yang memberikan nilai tambah signifikan dalam proses pengiriman barang.
Salah satu keunggulan utama Sampai.co adalah integrasinya dengan shipping instruction. Ini memungkinkan setiap petunjuk dan persyaratan dari shipping instruction dapat langsung diterapkan dalam penjadwalan dan manajemen pengiriman. Sinergi antara dokumen panduan dan eksekusi operasional tercipta dengan kuat berkat fitur ini.
Sistem ini juga mengoptimalkan keterpaduan logistik secara keseluruhan. Dengan jadwal yang terkoordinasi dengan baik, proses pemuatan dan pengiriman menjadi lebih efisien, mengurangi waktu tunggu dan risiko keterlambatan.
Di era logistik yang dinamis seperti sekarang, penggunaan shipping instruction dan integrasi dengan solusi canggih seperti Sampai.co menjadi strategi cerdas untuk meningkatkan efisiensi dan mengurangi risiko dalam pengiriman barang.
Dengan pemahaman mendalam mengenai pengertian, fungsi, dan manfaat shipping instruction, perusahaan dapat membangun fondasi yang kuat untuk manajemen logistik yang sukses.